France 05 82 95 81 35 - Belgique 02 319 88 46 - UK 0203 445 5618 - Maroc 05 24 43 92 19

La plateforme de vidéoconférence

NEO a choisi la plateforme de vidéoconférence Google Meet créée par Google.

Elle permet à toute entreprise d’organiser des vidéoconférences de manière simple :

  • aucune installation : les vidéoconférences s’organisent depuis NEO
  • pas besoin d’avoir un compte Google Meet
  • il vous suffit de partager l’URL de la réunion avec vos invités pour qu’ils puissent la rejoindre
  • jusqu’à 30 participants
  • chacun des participants peut partager son écran
  • vous pouvez enregistrer la réunion
  • possibilité de synchroniser avec Google Agenda

À noter : avec NEO vous n’avez pas besoin d’avoir et de payer un compte Google Suite pour disposer de Google Meet. Les vidéoconférences s’organisent directement depuis votre logiciel NEO.

Organiser une vidéoconférence dans NEO

Pour organiser une vidéoconférence, cliquez sur le pictogramme caméra dans la barre de navigation de NEO :

Si vous ne voyez pas ce pictogramme caméra dans votre logiciel NEO c’est parce que la fonction vidéoconférence n’a pas encore été activée. Découvrez comment activer la fonction vidéoconférence dans votre NEO.

Vous obtenez le formulaire suivant :

Le template de mail d’invitation et l’expéditeur sont déjà sélectionnés, vous pouvez les modifier si besoin :

Indiquez l’objet de la vidéoconférence (champ obligatoire) et l’ordre du jour :

L’organisateur est déjà sélectionné (c’est vous !), vous pouvez le modifier si besoin :

Vous pouvez trouver les invités en saisissant une partie de leur nom ou de leur adresse mail :

Indiquez la date, l’heure et la durée de la vidéoconférence :

Activez le bouton Me notifier quand le mail est ouvert et Me notifier quand le mail est cliqué, si vous souhaitez recevoir des notifications dans NEO :

Programmez un rappel la veille et 1 heure avant la vidéoconférence. Pour chaque rappel le template de mail à utiliser et le délai avant la vidéoconférence sont déjà indiqués, vous pouvez les modifier si besoin :

Il ne vous reste plus qu’à valider la vidéoconférence. Les invitations seront envoyées immédiatement aux participants et une action sera insérée dans votre agenda :

Les templates de mail dédiés aux vidéoconférences

Le template de mail d’invitation

Voici le template d’invitation que vous propose NEO :

Cet e-mail reprend les éléments définis lors de l’organisation :

  • date, heure et durée
  • objet de la vidéoconférence
  • nom de l’organisateur
  • liste des invités : nom, prénom et e-mail
  • ordre du jour
  • lien permettant d’accéder à la vidéoconférence

Vous pourrez adapter ce template à votre charte graphique.

NEO vous permet de créer autant de templates de mails d’invitation que vous le souhaitez.

Le template de mail pour le 1er rappel

Voici le template que vous propose NEO :

Vous pourrez adapter ce template à votre charte graphique.

NEO vous permet de créer autant de templates de mails de rappel que vous le souhaitez.

Le template de mail pour le 2ème rappel

Voici le template que vous propose NEO :

Vous pourrez adapter ce template à votre charte graphique.

NEO vous permet de créer autant de templates de mails de rappel que vous le souhaitez.

Action dans votre agenda

Quand vous avez validé la vidéoconférence, une action a été automatiquement ajoutée à votre agenda :

Notez que vous disposez d’un lien cliquable pour accéder directement à la vidéoconférence.

Activer la fonction vidéoconférence dans NEO

Dans la barre de navigation de NEO, cliquez sur Réglages / Paramètres généraux :

Dans la barre latérale cliquez sur l’option vidéoconférence :

Vous obtenez la page suivante :

Activez la vidéoconférence :

Choisissez le template à utiliser par défaut pour les invitations (vous pourrez le modifier au moment de l’organisation) :

Indiquez si l’expéditeur par défaut est celui qui est associé au template ou si c’est l’organisateur de la vidéoconférence :

Indiquez le canal qui sera associé à l’action insérée dans l’agenda :

Indiquez si vous voulez envoyer un 1er mail de rappel automatique aux participants et choisissez alors le template de mail à utiliser et le délai avant la conférence (généralement la veille) :

Indiquez enfin si vous voulez envoyer un 2ème mail de rappel automatique aux participants et choisissez alors le template de mail à utiliser et le délai avant la conférence (généralement 1 heure avant) :

Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur enregistrer.