Transférer vos mails entrants de Outlook vers NEO

Transfert de mail automatique et inconditionnel

Si vous souhaitez transférer tous vos mails automatiquement dans NEO, sans condition, il faut paramétrer votre Compte Outlook.

Entrez dans Paramètres :

Cliquez sur le lien Afficher tous les paramètres de Outlook qui se trouve en bas de la page :

Cliquez sur Courrier :

Cliquez sur Transfert :

Cochez la case Activer le transfert.

Ajoutez l’adresse de transfert automatique dans l’étape précédente.

Ajoutez la première adresse de transfert pour les e-mails qui vous seront rattachés. Ajoutez la troisième adresse de transfert pour les e-mails qui ne seront rattachés à aucun utilisateur.

Ici, nous allons ajoutez l’adresse de transfert pour les e-mails qui vous seront rattachés.

Cocher la dernière case si vous voulez Conserver une copie des messages transférés :

Cliquez sur Enregistrer :

Le transfert vers NEO de vos messages entrants est maintenant actif.

Transfert de mail automatique et conditionnel

Si vous ne souhaitez transférer dans NEO que certains de vos mails, vous allez définir des conditions dans Outlook. Il faut paramétrer votre compte Outlook.

Entrez dans Paramètres :

Cliquez sur Afficher tous les paramètres de Outlook :

Cliquez sur Courrier :

Pour définir les conditions des mails à transférer, cliquez sur Règles :

Cliquez sur Ajouter une règle :

Remplissez les règles qui permettront de filtrer les mails à transférer.
Choisissez un ou plusieurs critères de sélection. Dans cet exemple, on veut transférer tous les mails dont l’objet contient le mot Devis :

Cliquez sur Enregistrer :

Votre règle de transfert a bien été enregistrée :

Les conditions pour le transfert de mail sont à présent enregistrées.

Les mails répondant à ces conditions seront à partir de maintenant transférés automatiquement dans NEO.

Transfert de mail manuel

Vous pouvez également transférer le mail directement depuis votre messagerie Outlook.

Ouvrez le mail.

Cliquez sur transférer.

Ajoutez l’adresse de transfert manuel dans l’étape précédente.

Cliquez sur Envoyer.

Le mail sera intégré à NEO dans la minute qui suit.

Transférer vos mails entrants de Gmail vers NEO

Transfert de mail automatique et inconditionnel

Si vous souhaitez transférer tous vos mails automatiquement dans NEO, sans condition, il faut paramétrer votre compte Gmail.

Entrez dans Paramètres :

Cliquez sur Paramètres :

Passez dans l’onglet Transfert et POP/IMAP :

Cliquer sur ajouter une adresse de transfert :

Ajoutez l’adresse de transfert automatique dans l’étape précédente.

Ajoutez la première adresse pour les e-mails qui vous seront rattachés. Ajouter la troisième adresse, pour les e-mails qui ne seront pas rattachés à aucun utilisateur.

Ici, nous allons ajouter l’adresse de transfert pour les e-mails qui vous seront rattachés. Puis cliquez sur Suivant :

Une notification apparait demandant de confirmer l’adresse de transfert. Cliquez sur Continuer :

Une notification s’affiche indiquant qu’un code de confirmation a été envoyé sur l’adresse indiquée dans NEO dans l’étape précédente. Vous n’avez rien à faire, NEO se charge de confirmer le code auprès de Gmail dans la minute qui suit.

Vous recevrez dans votre boite Gmail un message de NEO vous confirmant que le transfert a bien été accepté par Gmail.

Vous verrez alors dans l’onglet transfert et POP/IMAP de Gmail la confirmation que la demande de transfert est acceptée :

Transfert de mail automatique et conditionnel

Si vous ne souhaitez transférer dans NEO que certains de vos mails, vous allez définir des conditions dans Gmail.

Entrez dans Paramètres :

Cliquez sur Paramètres :

Passez dans l’onglet Transfert et POP/IMAP :

Cliquez sur le bouton ajouter une adresse de transfert :

Ajoutez la première adresse pour les e-mails qui vous seront rattachés. Ajouter la troisième adresse, pour les e-mails qui ne seront pas rattachés à aucun utilisateur.

Ici, nous allons ajouter l’adresse de transfert pour les e-mails qui vous seront rattachés. Puis cliquez sur Suivant :

Une notification apparait demandant de confirmer l’adresse de transfert. Cliquez sur Continuer :

Une notification s’affiche indiquant qu’un code de confirmation a été envoyé sur l’adresse indiquée dans NEO dans l’étape précédente. Vous n’avez rien à faire, NEO se charge de confirmer le code auprès de Gmail dans la minute qui suit.

Vous recevrez dans votre boite Gmail un message de NEO vous confirmant que le transfert a bien été accepté par Gmail.

Vous verrez alors dans l’onglet transfert et POP/IMAP de Gmail la confirmation que la demande de transfert est acceptée :

Pour filtrer les mails que vous souhaitez transférer. Passez dans l’onglet Filtres et adresses bloquées :

Cliquez sur Créer un filtre :

Remplissez les règles qui permettront de filtrer les mails à transférer.
Choisissez un ou plusieurs critères de sélection. Dans cet exemple, on veut transférer tous les mails contenant le mot Devis :

Cliquez sur le bouton créer un filtre :

Cochez la case Transférer à :

Sélectionnez l’adresse de transfert que vous avez ajoutée précédemment dans l’onglet transfert et POP/IMAP :

Validez le filtre en cliquant sur Créer un filtre :

Les conditions pour le transfert de mail sont à présent enregistrées.

Les mails répondant à ces conditions seront à partir de maintenant transférés automatiquement dans NEO.

Transfert de mail manuel

Vous pouvez également transférer le mail directement depuis votre messagerie Gmail.

Ouvrez le mail.

Cliquez sur transférer.

Ajoutez l’adresse de transfert manuel dans l’étape précédente.

Cliquez sur Envoyer.

Le mail sera intégré à NEO dans la minute qui suit.

Transférer les mails entrants de votre messagerie vers NEO

L’objectif du transfert de vos mails dans NEO

Ce transfert permet de récupérer vos mails entrants depuis votre messagerie (Gmail, Outlook ou autre) et de les intégrer dans NEO.

Chaque mail est rattaché automatiquement au contact correspondant.

À noter : si l’expéditeur du mail n’est pas encore enregistré dans NEO il sera automatiquement créé (nom, prénom et e-mail).

Principe du transfert de mail dans NEO

Le principe du transfert de mail est le suivant :

  1. un contact vous envoie un mail
  2. ce mail arrive dans votre messagerie (Gmail, Gsuite, Outlook, Exchange…)
  3. l’objectif est que ce mail soit transféré dans NEO et intégré à l’historique du contact

Dans NEO vous pourrez aller sur le dashboard et cliquer sur le widget E-mails entrants à traiter :

Vous obtenez alors la liste de tous les mails entrants que vous avez reçus et qui ne sont pas marqués comme traités. Remarquez que chaque e-mail est rattaché au contact qui vous l’a envoyé :

Cliquez sur une ligne pour afficher l’e-mail :

Les données suivantes ont été ramenées automatiquement par NEO :

  • la date de réception du mail
  • l’objet du mail
  • le contenu du mail
  • le nom et l’e-mail du contact

Vous devez tout d’abord récupérer l’adresse à laquelle les messages entrants seront transférés. C’est l’objet de la section suivante.

Où trouver l’adresse mail pour le transfert ?

Dans NEO cliquez sur le bouton Réglages dans la barre de navigation :

Cliquez ensuite sur Mes préférences :

Dans la liste des réglages disponibles, cliquez sur Import automatique des e-mails :

Vous trouverez 4 adresses auxquelles transférer vos e-mails. La première sera utilisée pour les transferts automatiques des e-mails qui vous seront rattachés:

La seconde sera utilisée pour les transferts manuels des e-mails qui vous seront rattachés :

La troisième sera utilisée pour les transferts automatiques des e-mails qui ne seront rattachés à aucun utilisateur :

La quatrième sera utilisée pour les transferts manuels des e-mails qui ne seront rattachés à aucun utilisateur :

Programmer un transfert de votre messagerie vers NEO

Vous devez maintenant communiquer l’adresse pour les transferts automatiques à votre messagerie.

Suivez la procédure adaptée à la messagerie que vous utilisez :