Horodater et replanifier une action

Qu’est-ce que l’horodatage ?

L’horodatage est une fonctionnalité disponible dans NEO. L’horodatage permet d’enregistrer automatiquement un court commentaire dans le compte-rendu d’une action.

Ce commentaire contient :

  • les initiales de l’utilisateur,
  • l’heure,
  • la date,
  • le motif.

Il s’insère automatiquement dans le champ Compte-rendu qui se trouve dans le bloc Compte-rendu de l’action :

Comment horodater ?

Ce qu’il faut faire si la fonction horodatage des actions est activée

Dans la fiche Action vous trouverez le bouton Horodater :

S’il n’est pas présent vous devez activer la fonction horodatage des actions.

Dans la fiche action, cliquez sur le bouton Horodater :

Sélectionnez le motif que vous voulez insérer. Par exemple : le contact est injoignable.

Vous pouvez définir d’autres motifs d’horodatage.

Vous avez la possibilité de reprogrammer l’action. Deux choix sont possibles :

  • saisir manuellement la date et l’heure
  • choisir parmi les scénarios prédéfinis

Vous pouvez également changer l’étape de prospection dans laquelle le contact ou l’entreprise se trouve. Par exemple, il n’est plus à traiter mais injoignable.

Il ne reste plus qu’à valider l’horodatage.

Ce qu’il faut faire si la fonction horodatage des actions n’est pas activée

Dans la barre de navigation cliquez sur Réglages :

Cliquez sur Mes préférences

Dans les réglages disponibles, cliquez sur Actions :

Activer le bouton Permettre l’horodatage des actions :

Puis cliquez sur Enregistrer.

Définir les motifs d’horodatage

Dans la barre de navigation cliquez sur Réglages :

Cliquez sur Motif horodatage :

Vous trouverez déjà des valeurs pré-définies :

Cliquez sur Ajouter une valeur :

Définissez la valeur du nouveau motif : 

Cliquez sur Confirmer ou sur Confirmer puis ajouter une nouvelle valeur si vous voulez ajouter un autre motif :

Le nouveau motif a été ajouté à la liste des motifs d’horodatage :

Il sera disponible lorsque vous voudrez horodater une action :

Mail quotidien récapitulatif de votre agenda

Présentation de l’e-mail récapitulatif

Comment se présente l’e-mail récapitulatif ?

C’est un e-mail qui vous rappelle les actions qui vous attendent ce jour, les actions en retard et celles des jours à venir.

Expéditeur et objet du mail

Le mail est envoyé par le service client de NEO. Son objet est, par exemple, agenda du 4 octobre 2019.

Contenu du mail

La première partie de l’agenda présente :

  • le nombre d’actions en retard
  • le nombre d’actions à réaliser à la  date du jour
  • le nombre d’actions dans les prochains jours

La deuxième partie de l’agenda présente :

  • le résumé des actions du jour (l’heure de l’action, le nom du contact et de l’entreprise associée, le résumé de l’action)
  • le résumé des actions en retard (la date et l’heure de l’action, le nom du contact et de l’entreprise associée, le résumé de l’action)
  • le résumé des actions à effectuer dans les prochains jours (la date et l’heure de l’action, le nom du contact et de l’entreprise associée, le résumé de l’action)

Activer et configurer l’e-mail récapitulatif

Afin de recevoir cet e-mail quotidien, vous devez activer la notification par e-mail dans votre NEO.

Dans la barre de navigation cliquez sur Réglages :

Cliquez ensuite sur Mes préférences :

Dans la liste des réglages disponibles cliquez sur E-mail récapitulatif agenda :

Vous arrivez sur la page pour activer l’envoi d’un mail récapitulatif quotidien :

Activer l’envoi d’un mail récapitulatif quotidien :

Une fois que la fonction est activée les options de personnalisation de l’e-mail apparaissent :

Choisissez les jours de la semaine où vous souhaitez recevoir votre agenda :

Indiquez le nombre de jours pour les actions à venir. Ici, on choisit 3, cela veut dire que le mail indiquera les actions à venir dans les 3 prochains jours :

Définissez le nombre maximal d’actions que vous souhaitez voir dans chaque section de votre agenda :

Il ne reste plus qu’à cliquer sur Enregistrer.

Vous trouverez votre premier e-mail récapitulatif dès demain dans votre boite mail.