Horodater et replanifier une action

Qu’est-ce que l’horodatage ?

L’horodatage est une fonctionnalité disponible dans NEO. L’horodatage permet d’enregistrer automatiquement un court commentaire dans le compte-rendu d’une action.

Ce commentaire contient :

  • les initiales de l’utilisateur,
  • l’heure,
  • la date,
  • le motif.

Il s’insère automatiquement dans le champ Compte-rendu qui se trouve dans le bloc Compte-rendu de l’action :

Comment horodater ?

Ce qu’il faut faire si la fonction horodatage des actions est activée

Dans la fiche Action vous trouverez le bouton Horodater :

S’il n’est pas présent vous devez activer la fonction horodatage des actions.

Dans la fiche action, cliquez sur le bouton Horodater :

Sélectionnez le motif que vous voulez insérer. Par exemple : le contact est injoignable.

Vous pouvez définir d’autres motifs d’horodatage.

Vous avez la possibilité de reprogrammer l’action. Deux choix sont possibles :

  • saisir manuellement la date et l’heure
  • choisir parmi les scénarios prédéfinis

Vous pouvez également changer l’étape de prospection dans laquelle le contact ou l’entreprise se trouve. Par exemple, il n’est plus à traiter mais injoignable.

Il ne reste plus qu’à valider l’horodatage.

Ce qu’il faut faire si la fonction horodatage des actions n’est pas activée

Dans la barre de navigation cliquez sur Réglages :

Cliquez sur Mes préférences

Dans les réglages disponibles, cliquez sur Actions :

Activer le bouton Permettre l’horodatage des actions :

Puis cliquez sur Enregistrer.

Définir les motifs d’horodatage

Dans la barre de navigation cliquez sur Réglages :

Cliquez sur Motif horodatage :

Vous trouverez déjà des valeurs pré-définies :

Cliquez sur Ajouter une valeur :

Définissez la valeur du nouveau motif : 

Cliquez sur Confirmer ou sur Confirmer puis ajouter une nouvelle valeur si vous voulez ajouter un autre motif :

Le nouveau motif a été ajouté à la liste des motifs d’horodatage :

Il sera disponible lorsque vous voudrez horodater une action :

L’envoi d’e-mails « one-to-one »

L’e-mail « one-to-one »

L’e-mail one-to-one est un e-mail personnalisé.

Il est envoyé vers un seul contact de votre liste de contacts dans NEO.

Comment envoyer un e-mail « one-to-one » dans NEO

Cherchez le contact à envoyer dans la liste des contacts. Cliquez ensuite sur le nom du contact :

La fiche contact apparait. Cliquez sur envoyer un mail type :

Choisissez ensuite la catégorie dans laquelle se trouve le template de mail que vous souhaitez envoyer :

Cliquez sur le template à envoyer :

L’objet du mail et l’expéditeur sont sélectionnés automatiquement. Vous pouvez les modifier si besoin :

Activez le bouton m’envoyer une copie de mail si vous souhaitez recevoir une copie du mail :

Activez le bouton me notifier quand le mail est ouvert et me notifier quand le mail est cliqué si vous souhaitez recevoir des notifications dans NEO :

Vous disposez d’autres options comme  la possibilité d’ajouter une pièce jointe. Cliquer sur la ligne :

Cliquer sur la partie où vous devrez insérer la pièce jointe

Trouvez la pièce jointe dans dossier personnel puis insérer :

Si vous souhaitez recevoir un mail de test avant d’envoyer, cliquez sur envoyer un test.

Quand vous n’avez plus de modificcation, cliquer sur confirmer l’envoi.

Suivi des e-mails

Avec NEO vous pouvez savoir :

  • si le contact a reçu le mail
  • si le contact a ouvert le mail
  • si le contact a cliqué sur le mail
  • si le mail est en erreur

Vous pouvez faire ce suivi dans 4 endroits :

Dans le menu tracking des e-mails

Dans campagne de communication cliquez sur tracking des e-mails :

Vous trouverez des historiques de vos envois d’e-mails :

Dans la vue 360°

Dans la fiche contact cliquez sur vue 360° :

Vous trouverez dans l’historique des échanges le mail envoyé :

Dans les notifications des e-mails :

Dans la barre de menu, vous disposez d’une cloche pour voir les notifications des e-mails :

Dans le tracking de la fiche contact :

Dans la fiche contact cliquez sur Marketing :

Vous pouvez observer tous les détails des mails envoyés à un contact :

Mail quotidien récapitulatif de votre agenda

Présentation de l’e-mail récapitulatif

Comment se présente l’e-mail récapitulatif ?

C’est un e-mail qui vous rappelle les actions qui vous attendent ce jour, les actions en retard et celles des jours à venir.

Expéditeur et objet du mail

Le mail est envoyé par le service client de NEO. Son objet est, par exemple, agenda du 4 octobre 2019.

Contenu du mail

La première partie de l’agenda présente :

  • le nombre d’actions en retard
  • le nombre d’actions à réaliser à la  date du jour
  • le nombre d’actions dans les prochains jours

La deuxième partie de l’agenda présente :

  • le résumé des actions du jour (l’heure de l’action, le nom du contact et de l’entreprise associée, le résumé de l’action)
  • le résumé des actions en retard (la date et l’heure de l’action, le nom du contact et de l’entreprise associée, le résumé de l’action)
  • le résumé des actions à effectuer dans les prochains jours (la date et l’heure de l’action, le nom du contact et de l’entreprise associée, le résumé de l’action)

Activer et configurer l’e-mail récapitulatif

Afin de recevoir cet e-mail quotidien, vous devez activer la notification par e-mail dans votre NEO.

Dans la barre de navigation cliquez sur Réglages :

Cliquez ensuite sur Mes préférences :

Dans la liste des réglages disponibles cliquez sur E-mail récapitulatif agenda :

Vous arrivez sur la page pour activer l’envoi d’un mail récapitulatif quotidien :

Activer l’envoi d’un mail récapitulatif quotidien :

Une fois que la fonction est activée les options de personnalisation de l’e-mail apparaissent :

Choisissez les jours de la semaine où vous souhaitez recevoir votre agenda :

Indiquez le nombre de jours pour les actions à venir. Ici, on choisit 3, cela veut dire que le mail indiquera les actions à venir dans les 3 prochains jours :

Définissez le nombre maximal d’actions que vous souhaitez voir dans chaque section de votre agenda :

Il ne reste plus qu’à cliquer sur Enregistrer.

Vous trouverez votre premier e-mail récapitulatif dès demain dans votre boite mail.

Organiser une vidéoconférence avec NEO

La plateforme de vidéoconférence

NEO a choisi la plateforme de vidéoconférence Google Meet créée par Google.

Elle permet à toute entreprise d’organiser des vidéoconférences de manière simple :

  • aucune installation : les vidéoconférences s’organisent depuis NEO
  • pas besoin d’avoir un compte Google Meet
  • il vous suffit de partager l’URL de la réunion avec vos invités pour qu’ils puissent la rejoindre
  • jusqu’à 30 participants
  • chacun des participants peut partager son écran
  • vous pouvez enregistrer la réunion
  • possibilité de synchroniser avec Google Agenda

À noter : avec NEO vous n’avez pas besoin d’avoir et de payer un compte Google Suite pour disposer de Google Meet. Les vidéoconférences s’organisent directement depuis votre logiciel NEO.

Organiser une vidéoconférence dans NEO

Pour organiser une vidéoconférence, cliquez sur le pictogramme caméra dans la barre de navigation de NEO :

Si vous ne voyez pas ce pictogramme caméra dans votre logiciel NEO c’est parce que la fonction vidéoconférence n’a pas encore été activée. Découvrez comment activer la fonction vidéoconférence dans votre NEO.

Vous obtenez le formulaire suivant :

Le template de mail d’invitation et l’expéditeur sont déjà sélectionnés, vous pouvez les modifier si besoin :

Indiquez l’objet de la vidéoconférence (champ obligatoire) et l’ordre du jour :

L’organisateur est déjà sélectionné (c’est vous !), vous pouvez le modifier si besoin :

Vous pouvez trouver les invités en saisissant une partie de leur nom ou de leur adresse mail :

Indiquez la date, l’heure et la durée de la vidéoconférence :

Activez le bouton Me notifier quand le mail est ouvert et Me notifier quand le mail est cliqué, si vous souhaitez recevoir des notifications dans NEO :

Programmez un rappel la veille et 1 heure avant la vidéoconférence. Pour chaque rappel le template de mail à utiliser et le délai avant la vidéoconférence sont déjà indiqués, vous pouvez les modifier si besoin :

Il ne vous reste plus qu’à valider la vidéoconférence. Les invitations seront envoyées immédiatement aux participants et une action sera insérée dans votre agenda :

Les templates de mail dédiés aux vidéoconférences

Le template de mail d’invitation

Voici le template d’invitation que vous propose NEO :

Cet e-mail reprend les éléments définis lors de l’organisation :

  • date, heure et durée
  • objet de la vidéoconférence
  • nom de l’organisateur
  • liste des invités : nom, prénom et e-mail
  • ordre du jour
  • lien permettant d’accéder à la vidéoconférence

Vous pourrez adapter ce template à votre charte graphique.

NEO vous permet de créer autant de templates de mails d’invitation que vous le souhaitez.

Le template de mail pour le 1er rappel

Voici le template que vous propose NEO :

Vous pourrez adapter ce template à votre charte graphique.

NEO vous permet de créer autant de templates de mails de rappel que vous le souhaitez.

Le template de mail pour le 2ème rappel

Voici le template que vous propose NEO :

Vous pourrez adapter ce template à votre charte graphique.

NEO vous permet de créer autant de templates de mails de rappel que vous le souhaitez.

Action dans votre agenda

Quand vous avez validé la vidéoconférence, une action a été automatiquement ajoutée à votre agenda :

Notez que vous disposez d’un lien cliquable pour accéder directement à la vidéoconférence.

Activer la fonction vidéoconférence dans NEO

Dans la barre de navigation de NEO, cliquez sur Réglages / Paramètres généraux :

Dans la barre latérale cliquez sur l’option vidéoconférence :

Vous obtenez la page suivante :

Activez la vidéoconférence :

Choisissez le template à utiliser par défaut pour les invitations (vous pourrez le modifier au moment de l’organisation) :

Indiquez si l’expéditeur par défaut est celui qui est associé au template ou si c’est l’organisateur de la vidéoconférence :

Indiquez le canal qui sera associé à l’action insérée dans l’agenda :

Indiquez si vous voulez envoyer un 1er mail de rappel automatique aux participants et choisissez alors le template de mail à utiliser et le délai avant la conférence (généralement la veille) :

Indiquez enfin si vous voulez envoyer un 2ème mail de rappel automatique aux participants et choisissez alors le template de mail à utiliser et le délai avant la conférence (généralement 1 heure avant) :

Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur enregistrer.

Transférer vos mails entrants de Outlook vers NEO

Transfert de mail automatique et inconditionnel

Si vous souhaitez transférer tous vos mails automatiquement dans NEO, sans condition, il faut paramétrer votre Compte Outlook.

Entrez dans Paramètres :

Cliquez sur le lien Afficher tous les paramètres de Outlook qui se trouve en bas de la page :

Cliquez sur Courrier :

Cliquez sur Transfert :

Cochez la case Activer le transfert.

Ajoutez l’adresse de transfert automatique dans l’étape précédente.

Ajoutez la première adresse de transfert pour les e-mails qui vous seront rattachés. Ajoutez la troisième adresse de transfert pour les e-mails qui ne seront rattachés à aucun utilisateur.

Ici, nous allons ajoutez l’adresse de transfert pour les e-mails qui vous seront rattachés.

Cocher la dernière case si vous voulez Conserver une copie des messages transférés :

Cliquez sur Enregistrer :

Le transfert vers NEO de vos messages entrants est maintenant actif.

Transfert de mail automatique et conditionnel

Si vous ne souhaitez transférer dans NEO que certains de vos mails, vous allez définir des conditions dans Outlook. Il faut paramétrer votre compte Outlook.

Entrez dans Paramètres :

Cliquez sur Afficher tous les paramètres de Outlook :

Cliquez sur Courrier :

Pour définir les conditions des mails à transférer, cliquez sur Règles :

Cliquez sur Ajouter une règle :

Remplissez les règles qui permettront de filtrer les mails à transférer.
Choisissez un ou plusieurs critères de sélection. Dans cet exemple, on veut transférer tous les mails dont l’objet contient le mot Devis :

Cliquez sur Enregistrer :

Votre règle de transfert a bien été enregistrée :

Les conditions pour le transfert de mail sont à présent enregistrées.

Les mails répondant à ces conditions seront à partir de maintenant transférés automatiquement dans NEO.

Transfert de mail manuel

Vous pouvez également transférer le mail directement depuis votre messagerie Outlook.

Ouvrez le mail.

Cliquez sur transférer.

Ajoutez l’adresse de transfert manuel dans l’étape précédente.

Cliquez sur Envoyer.

Le mail sera intégré à NEO dans la minute qui suit.

Transférer vos mails entrants de Gmail vers NEO

Transfert de mail automatique et inconditionnel

Si vous souhaitez transférer tous vos mails automatiquement dans NEO, sans condition, il faut paramétrer votre compte Gmail.

Entrez dans Paramètres :

Cliquez sur Paramètres :

Passez dans l’onglet Transfert et POP/IMAP :

Cliquer sur ajouter une adresse de transfert :

Ajoutez l’adresse de transfert automatique dans l’étape précédente.

Ajoutez la première adresse pour les e-mails qui vous seront rattachés. Ajouter la troisième adresse, pour les e-mails qui ne seront pas rattachés à aucun utilisateur.

Ici, nous allons ajouter l’adresse de transfert pour les e-mails qui vous seront rattachés. Puis cliquez sur Suivant :

Une notification apparait demandant de confirmer l’adresse de transfert. Cliquez sur Continuer :

Une notification s’affiche indiquant qu’un code de confirmation a été envoyé sur l’adresse indiquée dans NEO dans l’étape précédente. Vous n’avez rien à faire, NEO se charge de confirmer le code auprès de Gmail dans la minute qui suit.

Vous recevrez dans votre boite Gmail un message de NEO vous confirmant que le transfert a bien été accepté par Gmail.

Vous verrez alors dans l’onglet transfert et POP/IMAP de Gmail la confirmation que la demande de transfert est acceptée :

Transfert de mail automatique et conditionnel

Si vous ne souhaitez transférer dans NEO que certains de vos mails, vous allez définir des conditions dans Gmail.

Entrez dans Paramètres :

Cliquez sur Paramètres :

Passez dans l’onglet Transfert et POP/IMAP :

Cliquez sur le bouton ajouter une adresse de transfert :

Ajoutez la première adresse pour les e-mails qui vous seront rattachés. Ajouter la troisième adresse, pour les e-mails qui ne seront pas rattachés à aucun utilisateur.

Ici, nous allons ajouter l’adresse de transfert pour les e-mails qui vous seront rattachés. Puis cliquez sur Suivant :

Une notification apparait demandant de confirmer l’adresse de transfert. Cliquez sur Continuer :

Une notification s’affiche indiquant qu’un code de confirmation a été envoyé sur l’adresse indiquée dans NEO dans l’étape précédente. Vous n’avez rien à faire, NEO se charge de confirmer le code auprès de Gmail dans la minute qui suit.

Vous recevrez dans votre boite Gmail un message de NEO vous confirmant que le transfert a bien été accepté par Gmail.

Vous verrez alors dans l’onglet transfert et POP/IMAP de Gmail la confirmation que la demande de transfert est acceptée :

Pour filtrer les mails que vous souhaitez transférer. Passez dans l’onglet Filtres et adresses bloquées :

Cliquez sur Créer un filtre :

Remplissez les règles qui permettront de filtrer les mails à transférer.
Choisissez un ou plusieurs critères de sélection. Dans cet exemple, on veut transférer tous les mails contenant le mot Devis :

Cliquez sur le bouton créer un filtre :

Cochez la case Transférer à :

Sélectionnez l’adresse de transfert que vous avez ajoutée précédemment dans l’onglet transfert et POP/IMAP :

Validez le filtre en cliquant sur Créer un filtre :

Les conditions pour le transfert de mail sont à présent enregistrées.

Les mails répondant à ces conditions seront à partir de maintenant transférés automatiquement dans NEO.

Transfert de mail manuel

Vous pouvez également transférer le mail directement depuis votre messagerie Gmail.

Ouvrez le mail.

Cliquez sur transférer.

Ajoutez l’adresse de transfert manuel dans l’étape précédente.

Cliquez sur Envoyer.

Le mail sera intégré à NEO dans la minute qui suit.

Transférer les mails entrants de votre messagerie vers NEO

L’objectif du transfert de vos mails dans NEO

Ce transfert permet de récupérer vos mails entrants depuis votre messagerie (Gmail, Outlook ou autre) et de les intégrer dans NEO.

Chaque mail est rattaché automatiquement au contact correspondant.

À noter : si l’expéditeur du mail n’est pas encore enregistré dans NEO il sera automatiquement créé (nom, prénom et e-mail).

Principe du transfert de mail dans NEO

Le principe du transfert de mail est le suivant :

  1. un contact vous envoie un mail
  2. ce mail arrive dans votre messagerie (Gmail, Gsuite, Outlook, Exchange…)
  3. l’objectif est que ce mail soit transféré dans NEO et intégré à l’historique du contact

Dans NEO vous pourrez aller sur le dashboard et cliquer sur le widget E-mails entrants à traiter :

Vous obtenez alors la liste de tous les mails entrants que vous avez reçus et qui ne sont pas marqués comme traités. Remarquez que chaque e-mail est rattaché au contact qui vous l’a envoyé :

Cliquez sur une ligne pour afficher l’e-mail :

Les données suivantes ont été ramenées automatiquement par NEO :

  • la date de réception du mail
  • l’objet du mail
  • le contenu du mail
  • le nom et l’e-mail du contact

Vous devez tout d’abord récupérer l’adresse à laquelle les messages entrants seront transférés. C’est l’objet de la section suivante.

Où trouver l’adresse mail pour le transfert ?

Dans NEO cliquez sur le bouton Réglages dans la barre de navigation :

Cliquez ensuite sur Mes préférences :

Dans la liste des réglages disponibles, cliquez sur Import automatique des e-mails :

Vous trouverez 4 adresses auxquelles transférer vos e-mails. La première sera utilisée pour les transferts automatiques des e-mails qui vous seront rattachés:

La seconde sera utilisée pour les transferts manuels des e-mails qui vous seront rattachés :

La troisième sera utilisée pour les transferts automatiques des e-mails qui ne seront rattachés à aucun utilisateur :

La quatrième sera utilisée pour les transferts manuels des e-mails qui ne seront rattachés à aucun utilisateur :

Programmer un transfert de votre messagerie vers NEO

Vous devez maintenant communiquer l’adresse pour les transferts automatiques à votre messagerie.

Suivez la procédure adaptée à la messagerie que vous utilisez :